Au moment du versement de son salaire, un bulletin de paie doit être remis à chaque salarié. Certaines mentions figurent obligatoirement dans ce document. D’autres sont interdites. Sauf opposition du salarié, l’employeur peut procéder à la remise du bulletin de paie sous forme électronique. Depuis le 1er janvier 2018, toutes les entreprises, quel que soit leur effectif, doivent délivrer un bulletin de paie simplifié, afin d’en améliorer la lisibilité.
Quelles sont les mentions obligatoires ?
Les mentions suivantes doivent obligatoirement figurer sur le bulletin de paie remis au salarié :
- Le nom et l’adresse de l’employeur ainsi que, le cas échéant, la désignation de l’établissement dont dépend le salarié ;
- Le numéro de la nomenclature d’activité : numéro Siret, code APE ou NAF ;
- S’il y a lieu, l’intitulé de la convention collective de branche applicable au salarié ou, à défaut, la référence au code du travail pour les dispositions relatives à la durée des congés payés du salarié et à la durée des délais de préavis en cas de cessation de la relation de travail ;
- Le nom et l’emploi du salarié ainsi que sa position dans la classification conventionnelle qui lui est applicable. La position du salarié est notamment définie par le niveau ou le coefficient hiérarchique qui lui est attribué ;
- La période et le nombre d’heures de travail auxquels se rapporte le salaire en distinguant, s’il y a lieu, les heures payées au taux normal et celles qui comportent une majoration pour heures supplémentaires ou pour toute autre cause et en mentionnant le ou les taux appliqués aux heures correspondantes : nature et le volume du forfait auquel se rapporte le salaire des salariés dont la rémunération est déterminée sur la base d’un forfait hebdomadaire ou mensuel en heures, d’un forfait annuel en heures ou en jours ;
- La nature et le montant des accessoires de salaire soumis aux cotisations salariales et patronales (prime d’ancienneté, de bilan, pourboires, indemnité de précarité, …) ;
- Le montant de la rémunération brute du salarié ;
- Le montant et l’assiette des cotisations et contributions d’origine légale et conventionnelle à la charge de l’employeur et du salarié avant déduction des exonérations ; la prise en charge des frais de transport public ou de frais de transports personnels ;
- L’assiette, le taux et le montant de la retenue à la source ainsi que la somme qui aurait été versée au salarié en l’absence de retenue à la source s’applique au titre des revenus perçus depuis le 1er janvier 2019 ;
- Le montant de la somme effectivement reçue par le salarié ;
- La date de paiement de cette somme ;
- Les dates de congé et le montant de l’indemnité correspondante, lorsqu’une période de congé annuel est comprise dans la période de paie considérée ;
- Le montant total des exonérations et exemptions de cotisations et contributions sociales ;
- Le montant total versé par l’employeur ;
- La mention de la rubrique dédiée au bulletin de paie sur le portail service-public.fr
Le bulletin de paie comporte en caractères apparents une mention incitant le salarié à le conserver sans limitation de durée. Cette formulation peut être libellée comme suit : « Ce bulletin est à conserver sans limitation de durée ». Pour sa part, l’employeur conserve un double des bulletins de paie des salariés ou les bulletins de paie remis aux salariés sous forme électronique pendant cinq ans. En outre, il garantit la disponibilité pour le salarié du bulletin de paie émis sous forme électronique soit pendant une durée de 50 ans, soit jusqu’à ce que le salarié ait atteint l’âge de 75 ans.
Et les mentions interdites ?
Aucune mention relative à l’exercice du droit de grève et à l’activité de représentation des salariés ne doit figurer sur le bulletin de paie :
- le non-paiement des heures de grève est traduit par l’intitulé « absence non rémunérée » ;
- les heures de délégation sont incluses dans le temps de travail normal.
Quelles sont les conditions de remise du bulletin de paie ?
La remise du bulletin de paie intervient au moment du paiement du salaire ; elle peut être effectuée en main propre ou par voie postale, ou sous forme électronique. A l’occasion de cette remise, l’employeur ne peut exiger aucune formalité de signature ou d’émargement autre que celle établissant que la somme reçue correspond bien au montant net figurant sur ce bulletin.
Une remise du bulletin de paie sous forme électronique est-elle possible ?
Sauf opposition du salarié, l’employeur peut procéder à la remise du bulletin de paie sous forme électronique, dans des conditions de nature à garantir l’intégrité, la disponibilité et la confidentialité des données ainsi que leur accessibilité dans le cadre du service associé au compte personnel d’activité – CPA.
Consultation à partir du site dédié au CPA – Compte Personnel d’Activité
Le service en ligne associé au compte personnel d’activité permet au titulaire du compte de consulter tous ses bulletins de paie émis sous forme électronique. L’employeur ou le prestataire agissant pour son compte doit garantir l’accessibilité des bulletins de paie émis sous forme électronique par ce service en ligne.
N’hésitez pas à nous contacter, nous pouvons vous accompagner dans vos projets RH.