Les employeurs du secteur privé, public ou associatif sont soumis à une réglementation pour l’accueil de stagiaires. Elle concerne notamment les conditions de recours, la durée maximale du stage, la rémunération obligatoire, la signature d’une convention, le nombre maximal de stages en cours, le délai entre deux stages. Le stagiaire n’est pas considéré comme un salarié, mais il doit tout comme ce dernier respecter les règles de son établissement d’accueil (horaires et durée légale du travail).
Conditions de recours à un stagiaire
Le stage doit être intégré à un cursus de formation dont le volume pédagogique d’enseignement est de 200 heures minimum par année d’enseignement. Un minimum de 50 heures doit être dispensé en présence de l’étudiant. Les stages hors cursus pédagogique, c’est-à-dire non-inscrits dans un cursus scolaire ou universitaire, sont interdits.
Un stagiaire n’étant pas considéré comme un salarié, l’employeur n’a pas à effectuer de déclaration préalable à l’embauche (DPAE). Il doit toutefois mentionner dans une partie spécifique du registre du personnel, dans leur ordre d’arrivée, le nom et prénom des stagiaires accueillis dans l’établissement. Il est interdit de confier au stagiaire des tâches dangereuses pour sa santé ou sa sécurité.
Les entreprises de moins de 20 salariés peuvent accueillir 3 stagiaires maximum en même temps.
Chaque tuteur suit 3 stagiaires au maximum au cours de la même période. Dans un organisme d’accueil d’au moins 20 salariés, le nombre de stagiaires dont la convention de stage est en cours pendant une même semaine civile ne peut pas dépasser 15 % de l’effectif. Chaque tuteur suit 3 stagiaires au maximum au cours de la même période.
Durée maximale d’un stage
La durée du ou des stages ou formation effectués en milieu professionnel est de 6 mois maximum par organisme d’accueil et par année d’enseignement.
Cette durée est déterminée en tenant compte de la présence effective du stagiaire dans l’organisme d’accueil de la façon suivante :
- 7 heures de présence, consécutives ou non, équivalent à une journée de présence,
- 22 jours de présence équivalent à 1 mois.
Par conséquent, la durée de 6 mois de stage est atteinte dès lors que le stagiaire a accompli, durant l’année d’enseignement, 924 heures de présence effective dans l’organisme d’accueil.
En cas d’embauche du stagiaire, dans les 3 mois après la fin du stage, la durée du stage est déduite de la période d’essai et prise en compte pour le calcul des droits liés à l’ancienneté.
Convention obligatoire
Le stagiaire doit signer une convention de stage. Elle définit les compétences à acquérir ou à développer au cours du stage et la manière dont ce temps s’inscrit dans le cursus de formation. Les stages doivent obligatoirement se dérouler dans le cadre d’une convention signée entre les différentes parties. L’employeur doit tenir à jour la liste des conventions de stage conclues et inscrire les noms et prénoms des stagiaires accueillis dans une partie spécifique du registre unique du personnel.
L’inspecteur du travail peut demander une copie des conventions de stage à l’établissement d’enseignement ou à l’organisme d’accueil.
Gratification et conditions de versement
Une gratification minimale est versée si la durée du stage est supérieure à :
- soit 2 mois consécutifs (soit l’équivalent de 44 jours à 7 heures par jour) au cours de la même année scolaire ou universitaire,
- soit à partir de la 309e heure de stage même s’il est effectué de façon non continue.
En dessous de ces seuils de durée, l’organisme d’accueil n’a pas l’obligation de verser une gratification. Si le montant horaire de la gratification est inférieur à 3,90 €, le stagiaire est exonéré de cotisations sociales.
Le montant versé par l’organisme d’accueil est fixé :
- soit par convention de branche ou par accord professionnel étendus,
- soit, à défaut, par des dispositions réglementaires. Dans ce cas, le montant minimum varie en fonction de la date de signature de la convention de stage.
Le montant minimum versé pour chaque heure de présence effective est de 3,90 €. La gratification est versée à la fin de chaque mois et non pas en fin de stage. Elle est due dès le 1er jour de stage, et non pas à partir du seuil dès 2 mois de stage.
Attestation de stage
En fin de stage, l’organisme d’accueil doit remettre au stagiaire une attestation de stage. Elle mentionne la durée effective totale du stage et, si nécessaire, le montant total de la gratification versée.
Congés et absences
Lorsque le stage dure plus de 2 mois, la convention de stage doit prévoir la possibilité de congés et d’autorisations d’absence. Si le stage dure 2 mois maximum, le fait de prévoir des congés n’est pas obligatoire. La rémunération des congés est facultative. En cas de maternité, de paternité ou d’adoption, le stagiaire bénéficie de congés et d’autorisations d’absence pour une durée équivalente à celle prévue pour les salariés. Pendant un congé de maternité, de paternité ou d’adoption, ou autres autorisations d’absence, prévus à la convention, le maintien de la gratification n’est pas obligatoire (elle est calculée sur le nombre d’heures de présence effective).
Droits et avantages du stagiaire
Le stagiaire peut bénéficier de certains droits et avantages des salariés (accès aux activités sociales et culturelles proposées par le CSE (Comité Social et Economique). Le remboursement des frais ne doit pas être compris dans la gratification mensuelle : ces indemnités doivent être payées en plus.
Frais de repas
Le stagiaire doit avoir accès au restaurant d’entreprise ou aux titres-restaurant dans les mêmes conditions que les salariés.
Ces avantages en nature sont exonérés de cotisations sociales pour l’employeur à condition que la contribution patronale soit comprise entre 50 % et 60 % de la valeur nominale du titre et ne dépasse pas 5,58 € en 2020.
Frais de transport
L’employeur doit rembourser une part des frais de transport engagés par le stagiaire dans les mêmes conditions que le remboursement aux salariés.
N’hésitez pas à nous contacter, nous pouvons vous accompagner dans ces démarches.