Le registre unique du personnel

Advice RH - Le registre unique du personnel
Advice RH – Auteur : Candice GEFFROY – Article : Le registre unique du personnel

Établi par l’employeur, quel que soit l’effectif de l’entreprise, le registre unique du personnel permet de s’assurer de la transparence des emplois dans chaque établissement de l’entreprise. Il doit comporter des mentions obligatoires concernant l’identification des salariés, les dates d’embauche et de départ, les contrats de travail.

Les mentions portées sur le registre unique du personnel sont conservées pendant 5 ans à compter de la date à laquelle le salarié ou le stagiaire a quitté l’établissement. Toute infraction est punie d’une sanction pénale.

Tout employeur est tenu de tenir un registre unique du personnel. Seuls les particuliers employeurs et les associations ayant recours au chèque emploi associatif peuvent déroger à cette obligation. Concernant sa présentation, aucune forme spécifique n’est imposée à l’employeur pour la tenue du registre unique du personnel.

Le registre unique du personnel concerne tous les salariés de l’entreprise, y compris ceux mis à disposition par les entreprises de travail temporaire et les travailleurs à domicile. Il concerne également :

  • les stagiaires accueillis dans l’entreprise,
  • dans des conditions qui seront précisées par décret, les personnes volontaires en service civique,
  • comme tout salarié, le travailleur étranger doit figurer dans le registre unique du personnel,

Quelles sont les obligations de l’employeur ?

Un registre par établissement

La tenue du registre du personnel est obligatoire au niveau de l’établissement. Conséquence : si l’entreprise comporte plusieurs établissements, l’employeur doit tenir dans chacun d’eux un registre du personnel. Le registre unique du personnel est tenu à la disposition du comité social et économique et des fonctionnaires et agents chargés de veiller à l’application du code du travail (notamment les agents de contrôle de l’inspection du travail) et du code de la sécurité sociale.

Des mentions obligatoires

Les mentions portées dans le registre permettent d’identifier le salarié, ou, le cas échéant, le ou les stagiaires. Ces mentions sont les suivantes :

  • nom et prénom,
  • nationalité,
  • date de naissance,
  • sexe,
  • emploi,
  • qualification,
  • dates d’entrée et de sortie de l’établissement,
  • lorsqu’une autorisation d’embauche ou de licenciement est requise, date de cette autorisation ou, à défaut, date de la demande d’autorisation,
  • pour les travailleurs étrangers assujettis à la possession d’un titre autorisant l’exercice d’une activité salariée, type et numéro d’ordre du titre valant autorisation de travail,
  • pour les travailleurs titulaires d’un contrat de travail à durée déterminée, mention « contrat à durée déterminée »,
  • pour les salariés temporaires, mention « salarié temporaire » ainsi que nom et adresse de l’entreprise de travail temporaire,
  • pour les travailleurs mis à disposition par un groupement d’employeurs, mention « mis à disposition par un groupement d’employeurs » ainsi que dénomination et adresse de ce dernier,
  • pour les salariés à temps partiel, mention « salarié à temps partiel »,
  • pour les jeunes travailleurs titulaires d’un contrat d’apprentissage ou de professionnalisation, mention « apprenti » ou « contrat de professionnalisation ».

En outre, une copie des titres autorisant l’exercice d’une activité salariée des travailleurs étrangers est annexée au registre unique du personnel et rendue accessible aux représentants du personnel et aux fonctionnaires et agents chargés de veiller à l’application du code du travail et du code de la sécurité sociale. Elle est tenue à leur disposition soit dans l’établissement, soit sur chaque chantier ou lieu de travail distinct de l’établissement pour ceux des travailleurs étrangers qui y sont employés.

Le personnel doit être inscrit en respectant l’ordre chronologique des embauches et de façon indélébile. Les mentions relatives à des événements postérieurs à l’embauche sont portées sur le registre unique du personnel au moment où ceux-ci surviennent.

Les mentions portées sur le registre unique du personnel sont conservées pendant cinq ans à compter de la date à laquelle le salarié ou le stagiaire a quitté l’établissement.

Les stagiaires sont-ils concernés ?

Les nom et prénoms des stagiaires accueillis dans l’établissement sont inscrits dans l’ordre d’arrivée, dans une partie spécifique du registre unique du personnel.

Pour chaque stagiaire concerné, les indications complémentaires, portées sur le registre unique du personnel sont les suivantes :

  1. Les nom et prénoms du stagiaire ;
  2. Les dates de début et de fin du stage (ou de la période de formation en milieu professionnel) ;
  3. Les nom et prénoms du tuteur ainsi que le lieu de présence du stagiaire.

Quelles sont les sanctions en cas d’infraction ?

En cas de contrôle, le registre du personnel doit pouvoir être présenté.

Registre absent, mentions erronées ou incomplètes, la sanction est identique : l’employeur aura à s’acquitter de l’amende prévue pour les contraventions de la 4e classe (750 € au plus pour les personnes physiques, 3 750 € au plus pour les personnes morales), appliquée autant de fois qu’il y a de salariés concernés.

Quelle forme doit revêtir le registre unique du personnel ?

Aucune forme particulière n’est imposée pour la tenue du registre. Si l’employeur choisit d’utiliser d’autres moyens que le support papier – informatiques notamment – ceux-ci doivent offrir des garanties de contrôle équivalentes au support papier et respectés les règles.

Les traitements informatisés des registres obligatoires (notamment du registre unique du personnel) sont dispensés de déclaration auprès de la Commission Nationale Informatique et Libertés (CNIL).

N’hésitez pas à nous contacter, nous pouvons vous accompagner dans cette démarche.